フリーアドレスってデメリットしかない？現在廃止が増加中？

コロナ禍をきっかけに急速に普及したフリーアドレス。オフィス移転や改装を機に導入を考える会社も多いですが、「フリーアドレスはデメリットしかなくない？」といった声が上がっています。

今回の記事ではフリーアドレス導入後に分かったデメリットを紹介します。

コロナ禍で増えたフリーアドレス

コロナ禍でリモートワークの開始とともに増えたフリーアドレス。
その日の気分で好きな席を選べるフリーアドレスは柔軟な働き方の一つとして注目を集め、年々その導入率は増加しています。

オフィス空間のデザインを手がける株式会社イトーキが公開したレポートでは、同社が竣工した企業のフリーアドレス採用率は5年連続増加しており、2023年度はなんと80.2%に及びました。

フリーアドレス廃止の動きが出ている

しかし、フリーアドレスを導入した企業の中にはフリーアドレスを廃止し、前の固定席方式に戻した企業も少なくありません。

過去在籍した2社でフリーアドレスを経験しましたが部署やプロジェクト単位でだいたいの位置が固定されていましたね。そして2社ともすぐにフリアド廃止されました🤣
片方はそのためにシンクラまで入れたのにな～

— びーたけ＠実質ひとり情シス (@bii_take) February 21, 2024

「部署を超えたコミュニケーションの活発化」「オフィススペースの効率化」といったメリットがある一方、フリーアドレスにはいくつかデメリットがあるのです。

導入後に分かったフリーアドレスのデメリット

実際にフリーアドレスを導入して分かったフリーアドレスの不便な点は以下の通り。

• 席選びで社員の負担増加
• 出社が増えて座席不足
• 誰がどこにいるのか把握しづらい
• 結局固定のメンバーで集まる
• 書類の管理が難しい
• 潔癖症の社員は苦痛

席選びで社員の負担増加

フリーアドレス制度により、自由な座席選びが可能ですが、その反面、自分が座りたい場所が既に他の人に占められている場合や好みの場所がない場合は、席選びに神経を使い、作業効率が低下してしまいます。

また、好きな席を取るためには朝早く出社しなければならない状況が生まれ、かえって社員のストレスになります。

出社が増えて座席不足

コロナ禍でテレワークが普及したのを機にフリーアドレスを導入したはいいものの、コロナ禍が明け、オフィスへの出社が増えた結果、フリーアドレスの席が足りなくなるという問題が発生しています。

フリーアドレスオフィスを導入している企業の多くが、出社社員の50〜80%程度の座席数で運用しています。そうすることでスペース効率を上げられるからです。

…フリーアドレスを導入されている企業様なら、お気づきと思いますがフリーアドレスの多くは在籍者の50〜80％程度の座席数で運用し、スペース効率を上げる目的もありますので、…

コクヨマーケティング「どうして総務にフリーアドレスを導入したのか。 総務は受身の部署ではありません！パート2」

つまり、出社社員の全員が同じ日に出社すると座る席のない社員が発生してしまうのです。

特にピークタイムには席が全くないという状況もあり、一部の社員が立ち仕事を余儀なくされるなど、働きやすい環境とは言えません。

誰がどこにいるか把握しづらい

フリーアドレスの導入により、同僚やチームメンバーの場所を把握するのが難しくなりました。
特に新人や初めてプロジェクトに参加するメンバーは、必要な相談相手を探すのに手間取ることがあります。

フリーアドレスの導入により、かえってコミュニケーションの効率が下がり、チームの生産性に悪い影響を及ぼす可能性があります。

結局固定のメンバーで集める

また、フリーアドレスを導入しても、結局は同じ人と同じ場所で作業をするというのはよくあるケースです。

これはフリーアドレスの目指す「部署を超えたコミュニケーションの促進」に繋がらず、また、毎日同じ人と同じ場所で作業するならば、最初から固定席にしてしまった方が良いという意見も出ています。

書類の管理が難しい

フリーアドレスでは、自分専用のロッカーや引き出しがないため、書類の管理が難しくなるという問題もあります。
書類を紙で管理している場合は毎回社員が持ち運ぶ必要があるため、煩わしく感じる人もいます。

また、特定場所に保管している場合は何度も席と保管場所を行き来するため面倒です。

フリーアドレス、某課が導入したところ、内線の取次ぎが大変になってしまったので暗黙のルールで座席が固定化されるようになり、袖机は廃止したものの仕事が紙ベースのままなのでキングファイルを何度も書庫に取りに行ったりしまったりという業務スタイルになったらしい。

— あかり (@akari_webdev) April 9, 2022

潔癖症の社員は苦痛

毎日異なる人が使用する席に座る可能性のあるフリーアドレスは潔癖症の人にとってストレスです。
潔癖症の人への配慮がないままフリーアドレス化を進めると、社員の中で不満が高まってしまいます。

来週からオフィスのレイアウトが変更となり固定の席が廃止されフリーアドレスに…

プチ潔癖症の私はパーソナルエリアが保たれていないのも衛生面のモラルがない人の後に使うのとかもう本当にめちゃくちゃ嫌過ぎるーｯｯ😂

— Mihö🪸🦦 (@chestnuts_mimi) August 30, 2023

フリーアドレスの効果を最大化させるために必要なこと

せっかく導入するのですから、フリーアドレスの効果を最大限活かしたいものです。そのためにまずは以下の点に注意しましょう。

• ペーパーレス化を促進させる
• 座席管理システムの導入
• 固定席も作る

ペーパーレス化を促進させる

フリーアドレスのメリットを最大限に活かすためには、オフィス内でのペーパーレス化を促進させることが重要です。
クラウドストレージやプロジェクト管理ツールを活用し、書類のデジタル化を進めることで、書類の持ち運びや保管の問題を解消することができます。

座席管理システムの導入

座席管理システムを導入することで、社員がどこに座っているかを把握することができます。
座席予約の機能により席選びのストレスを軽減させることもできます。

固定席も作る

全席をフリーアドレスにするのではなく、いくつか固定席を作るのも大切です。

サイオステクノロジーが行った「フリーアドレス職場調査」によると、テレワーク導入企業では「オフィスにおけるフリーアドレスの座席割合の平均値は60.8％」であることが分かりました。

つまり、オフィスの座席の4割は固定席のままにしている企業が多いのです。

固定席と相性が良い仕事（事務・法務など）はフリーアドレスにしない方が良い場合があります。

まとめ

確かにフリーアドレスにはデメリットが少なくありません。
しかし、運用方法によっては「オフィススペース効率化」「コミュニケーションが取りやすくなる」といった会社と社員両方にメリットをもたらすことができます。

フリーアドレスを最大限活かすために、ペーパーレス化の推進、座席管理システムの導入、あるいは必要に応じた固定席の設定など、企業が具体的な対策を講じることが重要です。