「苦痛」「席足りない」フリーアドレスをやめてほしいと言われる理由

最近オフィスではフリーアドレスの導入が増えていますが、その実態は苦痛と不便が満載！？
席選びのストレス、座席不足、メンバーの場所が分からない等、フリーアドレスの問題点を解説します。

最近流行りのフリーアドレスに不満続出！？

コロナ禍を経て、フリーアドレスの導入が増えましたよね。

オフィス空間のデザインを手がける株式会社イトーキが公開したレポートでは、同社が竣工した企業のフリーアドレス採用率は5年連続増加しており、2023年度はなんと80.2%の企業がフリーアドレスを導入しました。
このようにフリーアドレスはオフィス空間の一般的な選択肢になりつつあります。

フリーアドレスのメリットとして、次が挙げられます。

• 部署を超えた社員のコミュニケーションの促進
• オフィススペースの最適化

ところが導入した企業ではフリーアドレスに不満の声が挙がっているようです。

フリーアドレス廃止の動きも出ている…

実はフリーアドレスを導入した企業のなかで、以前の固定席方式に戻した企業も少なくありません。

その背景には、席選びのストレス、座席不足、メンバーの場所が分からない等、フリーアドレス特有の問題点がありました。

過去在籍した2社でフリーアドレスを経験しましたが部署やプロジェクト単位でだいたいの位置が固定されていましたね。そして2社ともすぐにフリアド廃止されました🤣
片方はそのためにシンクラまで入れたのにな～

— びーたけ＠実質ひとり情シス (@bii_take) February 21, 2024

▼hachidoriさんのnoteではフリーアドレス廃止に至った経緯がリアルに公開されています。

フリーアドレスがやめてほしいと言われる理由

フリーアドレス反対派の意見はざっくりまとめると次のようになります。

フフリーアドレス反対派の意見
①座席選びで神経を使う
②出社が増えて座席不足
③誰がどこにいるのか把握しづらい
④チームの一体感がなくなる
⑤結局固定メンバーで集まる
⑥書類の管理が難しい

席選びで神経を使う

フリーアドレス制度により、自由な座席選びが可能ですが、その反面、自分が座りたい場所が既に他の人に占められている場合や、好みの場所がない場合は、席選びに神経を使い、作業効率が低下してしまいます。

また、好きな席を取るためには朝早く出社しなければならない状況が生まれ、かえって社員のストレスになるようです。

出社が増えて座席不足

コロナ禍でテレワークが普及したのを機にフリーアドレスを導入したはいいものの、コロナ禍が明け、オフィスへの出社が増えた結果、フリーアドレスの席が足りなくなるという問題が発生しています。

特にピークタイムには席が全くないという状況もあり、一部の社員が立ち仕事を余儀なくされるなど、働きやすい環境とは言えません。

誰がどこにいるのか把握しづらい

フリーアドレスの導入により、同僚やチームメンバーの場所を把握するのが難しくなりました。
特に新人や初めてプロジェクトに参加するメンバーは、必要な相談相手を探すのに手間取ることがあります。

フリーアドレスの導入により、かえってコミュニケーションの効率が下がり、チームの生産性に悪い影響を及ぼす可能性があります。

チームの一体感がなくなる

フリーアドレスにより、チームメンバーが一箇所に固まることが少なくなり、チームの一体感が失われがちです。
特定のプロジェクトに集中して取り組む場合、メンバー同士の短距離でのコミュニケーションが必要な状況では、フリーアドレスは逆効果となることもあります。

結局固定のメンバーで集まる

また、フリーアドレスを導入しても結局は同じ人と同じ場所で作業をするというのはよくあるケースです。
これはフリーアドレスの目指す「部署を超えたコミュニケーションの促進」に繋がらず、毎日同じ人と同じ場所で作業するならば、最初から固定席にしてしまった方が良いという意見も出ています。

書類の管理が難しい

フリーアドレスでは、自分専用のロッカーや引き出しがないため、書類の管理が難しくなるという問題もあります。
書類を紙で管理している場合は毎回社員が持ち運ぶ必要があるため煩わしく感じる人もいます。

また、特定場所に保管している場合は何度も席と保管場所を行き来するため面倒です。

フリーアドレス、某課が導入したところ、内線の取次ぎが大変になってしまったので暗黙のルールで座席が固定化されるようになり、袖机は廃止したものの仕事が紙ベースのままなのでキングファイルを何度も書庫に取りに行ったりしまったりという業務スタイルになったらしい。

— あかり (@akari_webdev) April 9, 2022

潔癖症で抵抗がある

毎日異なる人座る可能性のあるフリーアドレスは潔癖症の人にとって非常にストレスです。
潔癖症の人への配慮がないままフリーアドレス化を進めると、社員の中で不満が高まってしまいます。

来週からオフィスのレイアウトが変更となり固定の席が廃止されフリーアドレスに…

プチ潔癖症の私はパーソナルエリアが保たれていないのも衛生面のモラルがない人の後に使うのとかもう本当にめちゃくちゃ嫌過ぎるーｯｯ😂

— Mihö🪸🦦 (@chestnuts_mimi) August 30, 2023

フリーアドレスを最大限活かすために必要なこと

せっかく導入するのですから、フリーアドレスの効果を最大限活かしたいものです。
そのためにまずは以下の点に注意しましょう。

• ペーパーレス化を促進させる
• 座席管理システムの導入
• 固定席も作る

ペーパーレス化を促進させる

フリーアドレスのメリットを最大限に活かすためには、オフィス内でのペーパーレス化を促進させることが重要です。
クラウドストレージやプロジェクト管理ツールを活用し、書類のデジタル化を進めることで、書類の持ち運びや保管の問題を解消することができます。

座席管理システムの導入

座席管理システムを導入することで、社員がどこに座っているかを把握することができます。
座席予約の機能により席選びのストレスを軽減させることもできます。

固定席も作る

サイオステクノロジー株式会社が行った「フリーアドレス職場調査」によると、テレワーク導入企業では「オフィスにおけるフリーアドレスの座席割合の平均値は60.8％」であることが分かりました。

全席フリーアドレスは全体の20.3%で、残りの約80％は「フリーアドレス＋固定席」方式をとっています。

固定席と相性が良い仕事（事務・法務など）はフリーアドレスにしないなど、固定席も作りながらオフィス環境を整えるのが快適な職場環境の鍵になります。

まとめ

フリーアドレスの導入は、コミュニケーションの促進やオフィススペースの最適化などのメリットがある一方で席選びのストレス、座席不足、誰がどこにいるのか把握しづらいといった問題点もあります。

フリーアドレスを最大限活かすために、ペーパーレス化の推進、座席管理システムの導入、あるいは必要に応じた固定席の設定など、企業が具体的な対策を講じることが重要です。