事務職はフリーアドレス導入が難しい？かえって生産性が低下する事例

最近流行りのフリーアドレス！

オフィス移転のさいにフリーアドレスを導入する企業が増えています。

開放的な空間で仕事ができ、その日の気分に合わせて席を選べるフリーアドレスは、「柔軟な働き方」の一つとして注目を集めているのです。

フリーアドレスのメリットに「部署を超えたコミュニケーションの活性化」がよく挙げられます。また、従業員側だけでなく、経営者にとっても大きなメリットがあるのです。

オフィス面積削減

オフィスに日中いない社員のデスクを有効活用できるため、オフィス面積の削減が可能になります。

フリーアドレスオフィスを導入している企業の多くが、出社社員の50〜80%程度の座席数で運用しています。そうすることでスペース効率を上げられるからです。

…フリーアドレスを導入されている企業様なら、お気づきと思いますがフリーアドレスの多くは在籍者の50〜80％程度の座席数で運用し、スペース効率を上げる目的もありますので、…

コクヨマーケティング「どうして総務にフリーアドレスを導入したのか。 総務は受身の部署ではありません！パート2」

事務職には向いていない？

しかし、フリーアドレスにも「結局同じ席に座るようになる」「潔癖症にはきつい制度」などデメリットはあります。

特に最近話題になっているのが

「事務職にまでフリーアドレスを導入するのはやめてほしい」

という事務職フリーアドレス不要問題です。
SNSでは、フリーアドレス導入により自分の席が無くなった全国の事務職社員の不満が大爆発しています。

オフィスがフリーアドレスになったので、荷物が増えてマジ辛い。営業職と開発職と事務職を一緒にされちゃー困るんですよ。マジで。

— シュレディンガーのナツさん (@natsu_san) May 8, 2019

うちのトチ狂った上層部が、なんとなくかっこいいという理由だけでフリーアドレスにするぞ！て事務席全部捨てやがったんだけど、あれはPCである程度完結できる職種向けであって事務職には不向きなんだってば。

— あき (@MMacManus) January 15, 2020

フリーアドレスが事務職に向いていない理由

事務職とフリーアドレスの相性が悪い理由は、

①書類仕事が多いこと

②電話対応があること

の二つです。

書類仕事が多いから

フリーアドレスでは、自分専用のロッカーや引き出しがないため、書類の管理が難しくなる問題もあります。書類を紙で管理している場合は毎回社員が持ち運ぶ必要があるため煩わしく感じる人もいます。

また、特定場所に保管している場合は何度も席と保管場所を行き来するため面倒です。

フリーアドレス、某課が導入したところ、内線の取次ぎが大変になってしまったので暗黙のルールで座席が固定化されるようになり、袖机は廃止したものの仕事が紙ベースのままなのでキングファイルを何度も書庫に取りに行ったりしまったりという業務スタイルになったらしい。

— あかり (@akari_webdev) April 9, 2022

電話対応があるから

事務職では電話対応をする機会も少なくありません。事務職にフリーアドレスを導入すると、次のような場面で困る可能性があります。

・デスクに固定電話がないのですぐに電話に出られない
・電話中に参照したい資料があっても手元に書類がない

このように電話対応のある事務職にはフリーアドレスは向いていないのです。

【結論】事務職にフリーアドレスは生産性が下がる

以上の理由から事務職にフリーアドレスを導入すると生産性が下がり、仕事に支障をきたす可能性があります。

しかし、フリーアドレスによってオフィスを最適化してスペースを有効活用できるのも事実です。では、フリーアドレスを導入する際に気をつけたいポイントを確認しましょう。

フリーアドレス導入のPoint

フリーアドレス導入の際には次の三つのポイントを必ず押さえておきましょう。

• 部署ごとにフリーアドレスを導入する
• ペーパーレス化
• 座席管理システム

部署ごとにフリーアドレスを導入する

フリーアドレスは、部署ごとに導入の検討をしましょう。

例えば外回りの多い営業はオフィスにいる時間が少ないのでフリーアドレスと相性が良いです。一方、事務職はデスクワークかつ書類作業が多いので固定席の方が良いでしょう。

実際、フリーアドレスを導入している企業の多くがフリーアドレスと固定席のハイブリッドオフィスにしています。（※）

※サイオステクノロジーが行った「フリーアドレス職場調査」によると、テレワーク導入企業では「オフィスにおけるフリーアドレスの座席割合の平均値は60.8％」であることが分かりました。つまり、オフィスの40％は固定席だということです。

固定席も作りながらオフィス環境を整えるのが快適な職場環境の鍵です。

ペーパーレス化

フリーアドレスのメリットを最大限に活かすためには、オフィス内でのペーパーレス化を促進させることが重要です。クラウドストレージやプロジェクト管理ツールを活用し、書類のデジタル化を進めることで、書類の持ち運びや保管の問題を解消することができます。

どうしても事務職をフリーアドレスにしたい場合は、ペーパーレスに移行するのは必須です。

座席管理システム

座席管理システムとは、社員がどこに座っているのかを把握できるシステムです。フリーアドレスで誰がどこに座っているのかが分かりにくくなり、導入する企業が増えています。

システムによっては、座席予約の機能が付いており、社員の席選びのストレスを軽減させることができます。

まとめ

書類仕事・電話対応がある事務職は自分の固定席がある方が仕事がしやすい職種です。そのため、フリーアドレスを導入する際には「事務職だけは固定席」と別枠で設定を加えるのがオススメです。また、フリーアドレスへ移行するときにペーパーレス化と座席管理システムの導入も検討しましょう。より効率的なオフィス運営ができます。