社内ポータルサイト(イントラサイト)の必要性と開発会社の選び方

と、疑問を持たれている方も多いと思います。

ポータルサイト開発を得意とする弊社が、開発会社目線でお伝えできる「社内ポータルサイトの概要」や「自分で作成する方法」、「開発会社の選び方」をしっかりとお伝えしていきます。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、社内の業務関連の補助や、社内でのコミュニケーションツールなどをまとめたサイトのことで、社員のみが利用できる限定的なポータルサイトのことを言います。
利用目的は企業により異なりますが、業務効率化やコミュニケーション課題の改善に役立つことが多いです。

現在、リモートワークの増加などにより社内コミュニケーションの希薄化が進み、業務に支障が出たり、生産性が落ちたり、企業として向かっていく方向がわからなくなったりする企業が多く存在します。
社員同士の横の繋がりや、企業幹部や上司などとの縦のつながりをより意識して業務に活かせるように、社内ポータルサイトを活用する企業が増えているようです。

社内ポータルサイトの必要性が高い会社の特徴

では、社内ポータルサイトの必要性が高い会社の特徴を挙げていきます。
以下のいずれかに当てはまる場合は、社内ポータルサイトを導入すると生産性が上がる可能性があります。

リモート社員の割合が多い

近年の傾向として多いのが”リモート勤務の導入による社内コミュニケーションの希薄化問題”です。
社内のコミュニケーションが不足すると、業務に支障が出たり、生産性が落ちたりして、せっかく業務効率化のためにリモート勤務を導入しているのに意味がありませんよね。

社内ポータルサイトを導入することで、ポータルサイト内での情報共有や社内業務の効率化を図ることができると言えます。

紙ベースで管理しているデータが多い

近年、ペーパーレス化を推進する企業が増える中、紙ベースで管理を行っている企業もまだ数多くあります。
紙での管理は物理的なスペースと紛失などのリスクがあるため、できるだけ早くペーパーレス化したいと思っていても、どう管理すればいいかわからないという企業も多いかと思います。

その場合は、社内ポータルサイトがとても有効です。

書類のPDFデータを共有するなり、より重要でしっかりと伝えておきたい内容は動画も活用しながら伝えてみるなりして、業務効率化のためのさまざまな工夫を行うことが可能です。

属人化している業務が多い

「属人化」とは、特定の業務が ある特定の担当者・経験・スキル・立場などに過度に依存してしまう状況のことを言います。
この場合、もしその担当者またはスキル取得者などが不在の場合、業務が遂行できなくなり、生産性が下がってしまう恐れがあります。

近年では男性の育休取得推進やフレックスタイム制の導入などにより、担当者が不在である場合の対応をせざるを得ない状況が増えてきました。
そこで、業務内容を社内ポータルサイトである程度共有しておけば、ある程度の業務を進めることが可能になってきます。

すべての業務を共有する必要はありませんが、誰もが対応できるように準備をしておけば、顧客満足度に繋がる可能性も大いにあります。
社内ポータルサイトの活用で、多方面にいい影響を与えることも可能なわけですね。

従業員数が多い

これは単純な話ですが、従業員数が多いと、情報共有にかなりの労力がかかる場合があります。
近年は業務委託契約にて業務を遂行している企業も増えており、より情報共有が難しくなっていると感じます。

私は以前勤めていた企業で業務委託の仕事をしていましたが、その企業は業務委託契約の人だけでも全国で4,000人ほどが働いており、その人たちをまとめようものなら、かなりの労力がかかることは安易に想像がつきますよね。

ここまで大きな企業でなくても、弊社のように40人規模（2024年10月現在）の企業でも社内ポータルサイトを活用しているため、企業の社風や業務形態などによって必要性が変わってくるかと思います。

社内ポータルサイト(イントラサイト)の主な機能・コンテンツ例

ここでは、社内ポータルサイトで活用できる主な機能やコンテンツの例をご紹介します。

お知らせ

社内の最新ニュースやお知らせを掲示し、全従業員が重要な情報をタイムリーに確認できるようにします。
イベント、メンテナンス情報、会社の方針の変更などを掲載します。

検索機能

ポータル内の情報をキーワードで簡単に検索できる機能で、必要な情報を迅速に見つけられるようにします。

勤怠管理

出勤・退勤などの勤務管理を行うツールを搭載します。
外部ツールのリンクを貼るなどでも、十分利用しやすくなるかと思います。

手続き・申請

出張申請や経費精算などの社内手続きをデジタル化し、オンラインで申請・承認ができるようにします。
承認の進捗状況が確認できるため、業務のスムーズな進行に貢献します。

スケジュール・タスク管理

会議やイベントのスケジュールを全社的に共有することで、効率的にスケジュール調整が行えます。
部署ごとやプロジェクト単位、個人単位のタスクなども見やすくなります。

就業規則・福利厚生

社内規定を明確に記載しておくことで、社員の権利をしっかりと守ることができるようになります。
外部の福利厚生サービスを利用している場合、勤怠管理と同様に外部リンクを貼ることでも利用しやすさが変わります。

シフト提出

シフト管理ツールの導入によってシフトを作成する場合は、社内ポータルサイトがかなり役立ちます。
外部サービスを利用している場合は、リンクで共有するとより便利に利用できるでしょう。

給与明細

ペーパーレス化によって給与明細をネットで確認するようにしている場合、社内ポータルを活用して明細が確認できるとより良いですね。
こちらも外部サービスを利用している場合は、リンクで共有することが可能です。

文書管理・ファイル共有

業務に関連するドキュメント（例：業務マニュアル、会社規定、手順書など）を一元管理し、必要に応じて検索・ダウンロードできるようにします。

また、最新バージョンの確認が簡単に行えます。

掲示板

意見交換や情報共有ができる掲示板やチャット機能を備え、プロジェクト単位や部署単位でコミュニケーションをとる際に便利です。

人事情報管理

従業員のプロフィール情報や組織図を閲覧でき、社内での連携や新入社員の紹介にも役立てられます。

人材育成（eラーニング）

eラーニングや研修スケジュールの管理機能を提供し、従業員のスキルアップをサポートします。進捗状況や完了履歴を記録して、個人の成長を促します。

FAQ

業務上のよくある質問や過去のトラブル対応をまとめ、従業員が自己解決できる環境を整備します。

社内ポータルサイトのメリット

ここでは、社内ポータルサイトの導入のメリットから見ていきましょう。

業務効率化・生産性の向上

社内ポータルサイトは、ペーパーレス化の推進や社内情報の共有がスムーズにでき、業務の効率化が図りやすいツールであると言えます。

ペーパーレス化が進めば、単純に書類を揃えたり印刷する手間が省けますし、書類を利用する社員にとっても、欲しい内容のデータがすぐに取り出せる利便性から、タイムロスをできる限り少なくすることが可能となります。
また、タイムロスが少なくなることで、より利益に直結するような動きに人件費をかけられるため、生産性が上がり、利益率も上がりやすくなるでしょう。

業務の属人化を防ぐ

先述の「属人化している業務が多い」でも述べましたが、属人化することで、担当者以外の人が業務をフォローすることができ、業務遂行のスピードが上がったり、顧客満足度向上に繋げられる可能性が上がります。

社内ポータルサイトでは、業務内容の共有や、掲示板やスケジュール・タスク管理などを利用した業務状況の共有などを行うことで、一人ひとりが行っている業務の透明化を図り、チームで仕事を遂行することができるようになってきます。

部署が違う従業員同士が交流できる

社内ポータルサイトは、業務を行うときのみならず、社員間のコミュニケーションにも使われることが多々あります。

例えば、社員勉強会などを社員ポータルサイトで告知して、ZOOMを使って行うとします。
今までならマンツーマンで教えていた内容をグループで共有できるようになったり、ZOOM内でコミュニケーションを取ることで、普段のコミュニケーションも取りやすくなったりします。

また、掲示板などで一人ひとりの業務の透明化が行われると、リアルの場でコミュニケーションをとる際のネタにできたり、お互いを把握することでより深いコミュニケーションが図れる場合があります。

このように、社員間のコミュニケーションが活発になることで、より業務がスムーズに進み、利益を上げやすくなるのがメリットです。

社内ポータルサイトのデメリット

ここでは、社内ポータルサイトの導入のデメリットを見ていきましょう。

活用されない可能性がある

この「活用されない」というのは、２つの視点で考えられます。

１つはポータルサイトの運営側が「どう活用すればいいかわからない」といった場合。

このようになってしまうのは、恐らく社内ポータルサイトの開発の時点で、実際に運営をする社員に運営趣旨が伝わっていないということが原因で起こる可能性があります。

もう１つは、利用する社員側が「どう活用すればいいかわからない」といった場合です。

この原因は以下の５点であると考えられます。

これらに共通するのは、「運営側が社員をリードできていない」ことが原因です。

社内ポータルサイトを作ったものの、いざ活用するとなると、特に最初のころはある程度のルール作りや運営のリードが必要になります。
運営側が社員に「使ってみよう」と思わせないことには、積極的に利用しようと思わないものです。

最初から多くのことを求めるのではなく、少しずつ導入しながら社員にポータルサイトへ慣れてもらう必要があります。

頻繁に更新する必要がある

社内ポータルサイトの活用には、運営側のリードが必要と述べました。そのためにも、頻繁に更新をし続ける必要があります。

”頻繁”といっても、その活用方法によって頻度や内容が異なるかとは思いますが、例えば掲示板やチャットなどで社員間のコミュニケーションを図ることが目的の場合は、1日1回は最低でも更新する必要があるでしょう。

特に導入したての頃は、運営も社員も”社内ポータルサイトを使って業務を行うことに慣れる”必要があります。
業務で少しずつ取り入れるなど、工夫してみるのがいいかと思います。

セキュリティのリスク

まず理解しておきたいのは、一般の人には見られない形にしているとはいえ、ネット上に情報を出していることに変わりはありません。
不正アクセス被害や個人情報漏洩によるセキュリティ面での被害は発生するリスクがあるものとして考えていただきたいということです。

しかし、リスクを限りなく減らすために対処できることもありますので、それについては後述の「ポータルサイトにおけるトラブル」をぜひご覧くださいね。

社内ポータルサイトの実例　～ジャンル別～

ここまで、社内ポータルサイトの特徴や注意点を述べてきましたが、実際にどんな業種や雇用形態で活用されているのかを詳しく見ていきましょう。

飲食スタッフ

飲食店だと、「サイゼリヤ」や「マクドナルド」が社内ポータルサイトを持っています。
特にチェーン展開（フランチャイズ・直営）している企業は、アルバイトスタッフが多くいるため、統一したサービス提供を行うために、教育面でしっかりサポートしなければなりません。

そのため、シフト提出などの機能だけでなく、eラーニングを大いに活用して、動画配信などによる教育を強化することで、スタッフの接客スキルをより上げることも可能になります。

モール内スタッフ

モールというと、私の場合一番に思い浮かぶのが「イオンモール」ですが、イオンモールでも従業員用のポータルサイトがあります。
こちらはイオン株式会社の社員用サイトのことではなく、イオンモール内に存在する店舗のスタッフ用サイトで、以前私も利用したことがあります。
ポータルサイト内では、従業員へのお知らせはもちろん、地震や台風などの災害時の緊急連絡、接客コンテストのエントリーなど、さまざまな利用方法がありました。

モールというと、社員よりも、そこで働く店舗のスタッフ数の方がはるかに多くなります。
そうなると、特に緊急のお知らせなどは、すぐに全員に知らせる必要が出てきます。
社内ポータルサイトは、従業員の私用スマートフォンでも閲覧できるため、緊急対応が必要になる場合はとても便利です。

人材派遣スタッフ

人材派遣スタッフとは、人材派遣会社に登録している人のことを指します。
例えば「フルキャスト」や「タイミー」、「テンプスタッフ」などの企業のことですね。

これは、求人サイトと似た機能のあるポータルサイトになりますが、求人サイトと違うのは、より一人ひとりの対応に特化しているという点です。
例えば自分の持っているスキルの登録をする際に、小テストのようなものを行ってスキル登録を行ったり、仕事を実際に行っている人には、給与に関する連絡や申請なども社内ポータルサイトで行えるようになっています。

業務委託スタッフ

業務委託スタッフとなると業種はさまざまですが、エステ・リラクゼーション関係の企業やチラシ配布を業務委託スタッフで行っている企業、カウンセラーなどと業務委託契約している企業などが、社内ポータルサイトを持っていると耳にします。

業務委託契約の社内ポータルサイトの必要性は、業務内容やスタッフ人数により変わってくるかと思いますが、業務委託契約であっても統一のサービス提供を行う場合や、膨大な人数の業務委託契約者がいる場合などは、伝達事項や教育の面でも社員用ポータルサイトがあったほうが効率的な場合が多いです。

社内ポータルサイトを自分で作成できるツール4選

では、社内ポータルサイトを自分で作成できるツールについてご紹介します。

WordPress

ポータルサイトといえば、まず思い浮かぶのが「Wordpress」という方も多いと思います。

以前、こちらの記事でも紹介しました。

Webサイトを作成するための”プログラミングやWebデザインの知識がなくても使える”プラットフォームとして紹介しています。
欲しい機能に関しては、「プラグイン」を追加することで機能的なサイト制作を行うことも可能なツールです。

WordPressを使用する際は、このソフトウェア自体は無料で利用できるものの、「サーバー」、「ドメイン」、「テーマ」、「プラグイン」をそろえていくにあたって有料になる場合があります。
また、料金は一概に定められているものではなく、利用状況によって変わるため、損をしないためにも利用前にしっかり調べられることをおすすめします。

Microsoft SharePoint

このツールは、公式サイトにこのような記載がありました。

コンテンツ、知識、アプリを共有し、管理することで、チームワークが強化され、情報がすばやく見つかり、組織全体でシームレスに共同作業ができます。

引用元：Microsoft SharePoint

詳しく見ていくと、コンテンツの共有や従業員間の情報共有、サイト内検索機能、業務進捗共有など、さまざまな機能を利用可能であることがわかります。
「Microsoft SharePoint」は、「Microsoft 365」と連携して使用することができるため、WordやExcel、PowerPointなどのOffice製品を使用している企業は利用しやすいようですね。

価格は2種類の『Share Pointプラン』と『Microsoft 365 Business Standardプラン』が存在します。
両方サブスクリプションでの契約になりますが、「Microsoft 365 Business」を利用している企業は、少しお得に利用できるようです。

※価格は2024.11.13現在のものです

Google Workspace

こちらは、公式サイトにこのような記載がありました。

Google Workspace と Gemini を活用してビジネスをより効率的に発展させましょう

Google Workspace では、どのプランでもビジネス用のカスタム メールアドレスを取得できるほか、Gmail、カレンダー、Meet、Chat、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのコラボレーション ツールを利用できます。さらに Gemini for Workspace が加わったことで、生成 AI を活用して組織の生産性を高めることができるようになりました。

引用元：Google Workspace

このように、「Google Workspace」では、Googleアカウントを利用してビジネスを行う企業が、利用しやすいサービスが揃っていることがわかります。
また、生成AIを活用した業務効率化を図ることができるのも特徴です。

こちらは価格が3種類で、『Business Starter』、『Business Standard』、『Business Plus』というプランが存在します。
Microsoftと同様にサブスクリプション契約となっており、プランによっては「フィッシングやマルウェアに対する高度な保護」が含まれるのでウィルス対策も行えるようです。

※価格は2024.11.13現在のものです

Notion

こちらは、公式サイトにこのような記載がありました。

Notionは、あなたとチームがストレスなくより多くのことを成し遂げるためのサポートを提供します。

引用元：Notion

詳しく見ていくと、タスク管理やカレンダー・ロードマップの共有、AIを利用したコンテンツ作成など、チームで仕事を行っていくのに便利な機能が揃っています。

こちらはGoogle Workspaceと同様に価格が3種類で、『フリー』、『プラス』、『ビジネス』というプランが存在します。
10名までの利用であれば無料で利用可能ですが、100名までのチームであれば『プラス』、250名までのチームであれば『ビジネス』を利用するといいみたいです。

※価格は2024.11.13現在のものです

ポータルサイトにおけるトラブル

ポータルサイトにおけるトラブルとして、最も懸念されるのがセキュリティ関係です。
ここでは、前述に取り上げたポータルサイトのセキュリティに関するトラブルについて解説していきます。

不正アクセスや個人情報漏洩が起こった被害例

まず、実際に起こったセキュリティ面での被害について調べてみました。

株式会社シンゾーン、社内ポータルサイトにてクラウド環境の誤設定による個人情報漏洩

公式文書では、次のような内容が書かれていました。

当社が管理する社内用ポータルサイトが、クラウド環境の誤設定により公開状態となっており、ポータルサイト上で管理しているお客様情報及び当社従業員の情報を含む個人情報が外部からアクセス可能な状態となっていたことが、2024年5月15日に判明いたしました。本件判明後、速やかにポータルサイトの非公開設定を行うとともに、ポータルサイトに紐づく関連システムのパスワードを変更する措置を実施いたしました。

引用元：個人情報を含む情報漏洩のおそれに関するお詫びとお知らせ｜株式会社シンゾーン

このように、社内ポータルサイトでは業務に関する情報を保管しておく機能もあるため、お客様や従業員の個人情報を保存しているケースも少なくありません。
こちらの場合は、クラウド環境の誤設定が原因とあります。
調べていると、他にも「クラウド環境の誤設定」によって情報漏洩をしているケースがありました。

トヨタ自動車株式会社、クラウド環境の誤設定によるお客様情報の漏洩

以下、公式文書の引用です。

トヨタ自動車株式会社が、トヨタコネクティッド株式会社（以下、TC）に管理を委託するデータの一部が、クラウド環境の誤設定により、公開状態となっていたことが判明しました。本件判明後、外部からのアクセスを遮断する措置を実施しておりますが、TCが管理する全てのクラウド環境を含めた調査を継続して実施しており、本日時点で判明している事案につき、お知らせさせていただきます。

引用元：クラウド環境の誤設定によるお客様情報の漏洩可能性に関するお詫びとお知らせについて｜トヨタ自動車株式会社

こちらは社内ポータルサイトかどうかは明記されていませんが、クラウド環境の誤設定によりお客様情報の漏洩が起きてしまったようですね。

これらの被害例から、クラウド環境の誤設定により情報漏洩の危険性があるということは認識していただけたと思います。
クラウド環境の誤設定を防ぐためには何が必要だったのかを、簡単にまとめると以下の通りです。

オンプレミスとは、サーバーなどのハードウェア上で運用していく形態のことを言います。
ハードウェア上で管理すると、情報管理システムなどは外部に持ち出すことが困難なため、ソフトウェアであるクラウドと比べると情報漏洩の心配は少なくなります。

これは、クラウドが悪いという意味ではなく、特徴をしっかりと理解したうえで導入・運用すべきということです。
クラウドに対する知識をしっかりと身に付けておけば、社内ポータルサイトでもセキュリティ面で安心して利用できるようになります。

トラブルを防ぐために知っておきたいこと

セキュリティ対策というと、特別なことを行うイメージがあるかと思いますが、その取り組みはさまざまです。
サイト開発時に行えるものから、運用の際に気を付けるべきこと、個人の行動単位で気を付けられることなど、さまざまな形のセキュリティ対策が存在します。

Web担当者が取り組めるようなものについては、例えば以下のようなものがあります。

特に、セキュリティに関するツールにおいては、現在「IT導入補助金」のセキュリティ推進枠というものがあります。

申請が必要ではありますが、国としてもセキュリティ対策を行うことに力を入れていますので、ぜひ活用してみてくださいね。

＼ セルバでは補助金の申請サポートも行っています ／

サイト開発時における対策

サイト開発においても、さまざまな対策を行うことができます。

そこで注意していただきたいのが、ポータルサイトを制作するのが「制作会社」なのか「開発会社」なのかによって、セキュリティ対策でできることが全く変わってくるということです。

社内用のポータルサイトは、運用の仕方により扱う個人情報の量が膨大になってきます。
その場合、セキュリティ対策においては企業の信用問題にもつながるため、とても重要な部分です。

「制作会社」は、サイトのデザイン面が得意な会社が多いですが、複雑な開発を行っていない会社が多いため、セキュリティ面で心配が残る傾向があります。
その点、「開発会社」であれば、複雑な開発を行うことができるため、サイトの機能性が高くなるだけでなく、セキュリティ面でも安心感が強いのが特徴です。
信頼できる「開発会社」にサイト開発やリニューアルをお願いできるよう、事前に「セキュリティ対策はどの程度対応していますか？」と聞くようにしてください。

また、サイト開発におけるセキュリティ対策にはかなりの種類があるため、一つひとつ聞いたとしてもよくわからないかと思います。

弊社で行っている一部のセキュリティ対策を例に出しますので、よろしければ知識として知っておいてもいいかもしれませんね。

社内ポータルサイトの構築に適した開発会社の選び方

では、社内ポータルサイトを開発、またはリニューアルすることを検討している関係者向けに、開発会社の選び方について詳しく説明していきます。

セキュリティ意識の高い会社を選ぶ

前述にて、開発会社に「セキュリティ対策はどの程度対応していますか？」と聞くようにしてくださいとお伝えしました。
見積もりのタイミングが一番聞きやすいかと思うので、ぜひ聞いてみてくださいね。

セキュリティについての知識が豊富な会社ほど、詳しく教えてくれるかと思うので、分からないことはどんどん聞いてみるのがおすすめです。

ポータルサイトの制作実績がある会社を選ぶ

また、開発会社を選ぶ際には、必ずその開発会社の実績を聞くようにしてください。

開発会社のサイトに制作実績を掲載している場合もありますが、発注側の許可がないと掲載できない場合もあるため、すべてを掲載できるわけではありません。
しかし、直接問い合わせをすれば資料として見せてくれる可能性があります。

実績を詳しく掲載していない会社には、直接問い合わせてみましょう。
逆に、サイトに制作実績も載せておらず、直接問い合わせても濁される場合は、その開発会社にはこれといった実績がない可能性があるため依頼は避けた方が良いです。

設立してから最低でも5年以上の会社を選ぶ

開発会社を選ぶ基準ですが、社内ポータルサイトの場合、膨大な量の個人情報を取り扱うケースがあります。
そのため、セキュリティ対策はかなり慎重に、入念に行う必要があります。

一概に言えるわけではありませんが、設立が若い会社はセキュリティ対策が不完全である場合が多いです。
最低でも設立5年以上の開発会社を選ぶほうが、しっかりとセキュリティ対策を行う企業を選びやすくなります。

しかし、設立5年以上の開発会社であっても、セキュリティ対策が不完全な会社ももちろん存在しますので、セキュリティ対策への意識をしっかりと確認することが何よりも重要です。

まとめ

社内ポータルサイトの概要や自分で作成する方法、開発会社の選び方をお伝えしていきました。

業種や雇用形態などによって活用方法や必要性が異なる社内ポータルサイト。
今はさまざまなサービスがオンライン化していて、社内ポータルサイトを持っていなくても、ある程度オンラインでできているという企業も多くあるでしょう。

しかし、それは従業員にとって使いやすい方法なのでしょうか？

社内で使用しているツールの使用感やスムーズ感、コミュニケーションの取りやすさなどは、使用しながら見直していくものだと思います。
より業務が効率的に行えるようになり、従業員がストレスなく仕事を全うしながらも、利益を追求できるような環境を整えるために、社内ポータルサイトは活躍していくのかもしれません。